Gérer votre stock de bout en bout dans Gestbar
Ce guide couvre toute la chaîne de gestion de stock : commander chez un fournisseur, réceptionner la livraison, suivre chaque mouvement, déclarer une perte, faire un inventaire physique, et lire les rapports qui en résultent. Chaque section correspond à un écran réel de votre espace d'administration.
L'idée centrale à retenir : chaque changement de quantité — une vente, un réassort, une réception, une perte, un écart d'inventaire — passe par le même mécanisme et laisse une trace dans l'historique des mouvements. Vous ne pouvez jamais perdre la trace de pourquoi un chiffre a bougé.
Activer le suivi sur un produit
Admin → ProduitsLe suivi de stock n'est pas automatique — activez-le produit par produit. Idéal pour les boissons, bouteilles et articles à quantité limitée ; inutile pour un plat préparé à la demande.
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Ouvrez la fiche du produit
Admin → Produits → Modifier sur l'article concerné.
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Cochez « Suivre le stock »
Renseignez la quantité de départ et le seuil d'alerte (la quantité en dessous de laquelle vous serez prévenu).
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Enregistrez
Le produit affiche désormais sa quantité en temps réel dans la liste des produits, avec un badge de couleur.
Ajouter un fournisseur
Admin → Stock → FournisseursFacultatif mais recommandé : associer vos bons de commande à un fournisseur permet de suivre vos dépenses par partenaire dans les rapports.
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« + Nouveau fournisseur »
En haut à droite de la liste des fournisseurs.
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Renseignez les coordonnées
Nom, personne à contacter, téléphone, email, adresse — tous facultatifs sauf le nom.
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Enregistrez
Le fournisseur apparaît immédiatement dans la liste déroulante lors de la création d'un bon de commande.
Nouveau fournisseur
Grossiste Boissons SARL
Créer un bon de commande
Admin → Stock → Bons de commandeUn bon de commande liste ce que vous commandez, à qui, et à quel prix — avant même que la livraison arrive.
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« + Nouveau bon de commande »
Choisissez le fournisseur (ou laissez « Aucun » pour un achat ponctuel).
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Ajoutez une ligne par article
Produit, quantité commandée, coût unitaire. Utilisez + Ajouter une ligne pour chaque article supplémentaire.
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Enregistrez en brouillon
Le bon reste modifiable tant qu'il est en statut Brouillon.
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Marquez-le « envoyé »
Une fois la commande passée auprès du fournisseur, cliquez sur Marquer envoyé — le bon devient verrouillé et prêt à réceptionner.
Nouveau bon de commande
Fournisseur : Grossiste Boissons SARL
Un bon en brouillon peut être supprimé. Un bon envoyé peut être annulé s'il n'a jamais été livré. Un bon réceptionné est définitif.
Réceptionner une livraison
Admin → Stock → Bons de commande → RéceptionnerC'est cette étape — pas la création du bon — qui augmente réellement votre stock. Vous confirmez ce qui est physiquement arrivé, pas ce qui était prévu.
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Ouvrez le bon envoyé
Cliquez sur Réceptionner sur la ligne du bon de commande.
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Ajustez les quantités reçues
Chaque ligne est pré-remplie avec la quantité commandée — corrigez si la livraison est incomplète.
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Confirmez
Le stock de chaque produit augmente immédiatement, un mouvement est enregistré pour chaque ligne, et le produit redevient disponible à la vente s'il était en rupture.
Confirmez les quantités réellement reçues — laissez à 0 ce qui manque.
Réassort manuel rapide
Admin → ProduitsPour un ajustement ponctuel sans passer par un bon de commande complet — par exemple un achat de dépannage au marché du coin.
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Repérez le produit dans la liste
Cliquez sur + Réassort à côté de sa quantité.
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Indiquez la quantité ajoutée
Le stock est immédiatement augmenté et le produit redevient disponible s'il était épuisé.
Déclarer une perte ou une casse
Admin → ProduitsUne bouteille cassée, un produit périmé, une erreur de préparation jetée — déclarez-le pour que votre stock reste juste et que vos rapports reflètent la réalité.
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« − Perte » sur le produit concerné
Même emplacement que le réassort, juste à côté.
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Indiquez la quantité et le motif
Le motif est obligatoire — il apparaîtra dans l'historique et dans le rapport des pertes.
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Déclarez
Le stock diminue immédiatement et la perte est chiffrée dans le rapport stock du mois.
Consulter l'historique des mouvements
Admin → Stock → Mouvements de stockChaque vente, réassort, réception, perte ou écart d'inventaire laisse une ligne ici — avec la date, qui l'a effectué, et le solde résultant. C'est votre registre de traçabilité complet.
| Type de mouvement | Déclenché par | Sens |
|---|---|---|
| Vente | Une commande client est passée | Diminue |
| Réassort manuel | Bouton « + Réassort » | Augmente |
| Réception fournisseur | Un bon de commande est réceptionné | Augmente |
| Perte / casse | Bouton « − Perte » | Diminue |
| Inventaire physique | Un écart est constaté lors d'un comptage | Les deux |
| Correction | Une rupture est signalée depuis la cuisine/le bar | Diminue |
Faire un inventaire physique
Admin → Stock → Inventaires physiquesComptez réellement ce qu'il y a en réserve et laissez Gestbar comparer avec ce que le système pense avoir — c'est le seul moyen fiable de détecter le vol, les erreurs de saisie ou une casse jamais déclarée.
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« + Nouvel inventaire »
Gestbar crée une fiche de comptage listant tous les produits suivis, avec leur quantité système actuelle.
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Comptez et saisissez
Chaque ligne est pré-remplie avec la quantité attendue — ne modifiez que ce qui diffère du comptage réel.
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« Valider l'inventaire »
Chaque écart devient un mouvement de type Inventaire physique, et le stock du produit est corrigé pour correspondre au comptage réel.
Lire les rapports de stock
Admin → RapportsUne section « Stock » complète la partie ventes de vos rapports habituels, sur la même période que vous choisissez.
| Indicateur | Ce qu'il mesure |
|---|---|
| Valeur du stock | Quantité actuelle × prix de vente, tous produits suivis confondus — un instantané, pas limité à la période choisie. |
| Produits en stock bas | Nombre de produits actuellement sous leur seuil d'alerte ou épuisés. |
| Achats fournisseurs | Total dépensé sur les bons de commande réceptionnés pendant la période, par fournisseur. |
| Pertes déclarées | Valeur estimée des pertes/casses de la période, avec le détail par produit. |
| Mouvements par type | Répartition ventes / réassorts / réceptions / pertes / écarts d'inventaire sur la période. |
Une semaine type
Comment ces écrans s'articulent dans le quotidien d'un restaurant qui utilise le module au complet.
Commande fournisseur
Le stock de bière approche le seuil d'alerte. Création d'un bon de commande auprès du grossiste, marqué « envoyé ».
Livraison reçue
Le camion arrive avec 2 caisses en moins que prévu. Réception avec quantités ajustées — le stock remonte, l'écart reste tracé.
Casse en salle
Un serveur fait tomber deux bouteilles. Déclaration immédiate d'une perte avec motif, depuis la fiche produit.
Service normal
Chaque vente décrémente automatiquement le stock. Rien à faire — c'est le mécanisme central qui tourne en continu.
Inventaire de fin de semaine
Comptage physique de la réserve. Un léger écart sur l'eau minérale est détecté et corrigé automatiquement.
Lecture du rapport
Le gérant consulte la valeur du stock, le total des pertes et la répartition des achats par fournisseur pour ajuster ses commandes.
Questions fréquentes
Dois-je activer le suivi de stock sur tous mes produits ?
Non. Réservez-le aux articles à quantité limitée et dénombrable (bouteilles, boissons, produits emballés). Un plat cuisiné à la demande n'a généralement pas besoin de suivi de stock.
Que se passe-t-il quand un produit atteint zéro ?
Il devient automatiquement indisponible à la commande côté client, et un badge « rupture » apparaît dans l'admin. Il redevient disponible dès qu'un réassort, une réception ou un inventaire ramène son stock au-dessus de zéro.
Puis-je modifier un bon de commande après l'avoir marqué « envoyé » ?
Non — seuls les bons en statut « Brouillon » sont modifiables ou supprimables. Une fois envoyé, vous pouvez encore l'annuler s'il n'a jamais été livré, mais plus en changer les lignes.
Un même produit peut-il apparaître dans deux bons de commande à la fois ?
Oui, sans restriction — utile si vous commandez le même article chez deux fournisseurs différents pour comparer les prix ou sécuriser l'approvisionnement.
La cuisine ou le bar peuvent-ils signaler une rupture directement ?
Oui — un membre de l'équipe cuisine ou bar peut marquer un article « en rupture » depuis son écran de préparation. Le stock du produit correspondant est immédiatement mis à zéro et le mouvement est tracé comme une correction.
Quelle est la différence entre un réassort manuel et une réception de bon de commande ?
Le réassort manuel est un ajustement ponctuel sans papier — pratique pour un dépannage. La réception de bon de commande est liée à un fournisseur et un coût précis, et alimente vos rapports d'achats. Utilisez le bon de commande dès que l'achat est significatif ou récurrent.
À quelle fréquence faire un inventaire physique ?
Il n'y a pas de règle imposée par Gestbar — beaucoup de restaurants le font en fin de semaine ou en fin de mois. Plus l'écart entre deux inventaires est court, plus il est facile d'identifier la cause d'une différence.